Quando eu falo em software ERP, certamente você lembra de algumas marcas importantes de softwares generalistas de gestão. É verdade que essas soluções são indispensáveis para qualquer empresa que tenha superado os R$ 30 milhões de faturamento anual e, claro, não conseguem mais fazer gestão de maneira organizada e profissional usando planilhas de Excel ou ERPs de pequeno porte.
Empresas nessa situação normalmente já estão enquadradas no regime tributário do Lucro Real. Precisam, assim, de uma contabilidade regular; passam ou desejam passar por auditoria; demandam crédito, financiamentos e, muito provavelmente, querem garantir o crescimento de valor da companhia.
É provável que a sua empresa já esteja nas versões mais sofisticadas e caras dessas marcas importantes de software ERP, que prometem revolucionar a gestão empresarial, mas possuem limitações graves e próprias de qualquer ERP. Isso não se trata de uma crítica, mas apenas de uma constatação óbvia. Vejamos.
Tais sistemas prometem automação, mas foram feitos para os “usuários usarem” e não para entregarem o resultado necessário, falhando em exigir atuações humanas em todas as etapas, porque querem reduzir sua responsabilidade e, lógico, aumentar sua própria receita com serviços profissionais. É justamente por isso que não oferecem conteúdo fiscal e contábil baseado em histórico e aprendizado de outras empresas, nem a capacidade de aprender com o uso e de se adaptar dinamicamente.
O resultado? Organizações se encontram presas em um ciclo de depender de equipes numerosas e caras para alimentar e manter esses repositórios de dados e compliance, gastando horas infindáveis e recursos valiosos. Enfim, essa é a realidade da automação prometida por muitos ERPs: uma promessa incompleta que ainda depende intensamente do esforço humano.
A hiperautomação precisa, então, entrar em cena, caso o seu objetivo seja garantir os melhores resultados de forma constante e sem dependência humana. Não como um mero upgrade, mas como uma revolução completa. Imagine um “sistema” que não apenas faz ou armazena, mas “pensa”, antecipando cenários, adaptando-se às mudanças fiscais e otimizando processos com uma eficiência sobre-humana, com milésimos de segundos. É a inteligência artificial redefinindo as regras do jogo!
Uma das principais previsões feitas pelo Gartner em 2021 esperava que, até 2024, as organizações reduzissem os custos operacionais em 30%, com a combinação de tecnologias de hiperautomação e processos operacionais redesenhados, usando pelo menos três dos mais de 20 softwares agnósticos de hiperautomação. Esse não é um estudo para ser ignorado.
No cenário de Invoice-To-Pay, isso significa uma economia substancial, não apenas em termos monetários, mas também em tempo – o recurso mais valioso em qualquer negócio. Pense na quantidade de horas humanas economizadas quando um sistema baseado em inteligência artificial assume o controle, processando documentos desde a sua origem, cruzando os dados com o pedido de compra, com o cadastro do fornecedor, além de fazer todas as análises fiscais, que poderiam gerar autuações, multas e juros, quando mal feitas, até a execução final dos pagamentos e sua contabilização. É um grande salto do operacional para o estratégico.
Mas o que realmente faz a hiperautomação brilhar no mundo do Invoice-To-Pay? É a sua habilidade inata de ir além da mera repetição e execução de tarefas, a partir de regras pré-determinadas.
Vamos pegar, por exemplo, a análise fiscal de retenções em uma nota fiscal de serviços tomados. Algo bem específico, eu sei. Mas questione seu time sobre quantas notas de serviços tomados são recebidas por mês, quem cuida delas, quem lança, que faz análise fiscal e quem paga. Garanto a você que não é nada simples, em especial quando o volume é alto. E qualquer um dos ERPs demanda um belo esforço de parametrização, que acontece antes do fato (antes da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, NFS-e), claro.
Mas não se trata de uma parametrização simples: são milhões de combinações a serem feitas, entre o regime tributário da empresa, o regime tributário de cada fornecedor, o código de serviço, o município de origem, o município de destino, o local da efetiva prestação e outros parâmetros, que determinarão se há ou não retenções federais (de tributos como Imposto de Renda, PIS, Cofins, CSLL, INSS) e retenções municipais (ISS), além da base de cálculo e alíquota, que sofrem inúmeras variações a depender de cada uma das combinações de parâmetros. Já seria insano se cada empresa precisasse fazer isso uma vez no ERP, mas – não, não se iluda – isso precisa ser feito inúmeras vezes, todos os meses, em razão das mudanças na legislação, novos fornecedores, novos serviços, novas unidades expandidas, etc.
Aqui entra a hiperautomação com inteligência artificial, que cuida de todos esses desafios e muito mais.
Portanto, dizer que os ERPs não estão preparados para a hiperautomação não é subestimar suas capacidades; é reconhecer que já entramos em uma nova era. Uma era onde “seguro”, “rápido” e “eficiente” são apenas o ponto de partida.
Com a inteligência artificial já vivemos o verdadeiro “mínimo humano possível”, como eu gosto de chamar aqui na ROIT e já fui bastante criticado pela expressão. Mas ela não significa menos humanidade, e sim mais espaço para inovação, para a criatividade e a estratégia. Isso é muito mais do que uma evolução – é uma revolução na maneira como entendemos e gerenciamos os processos de negócios.
Porque aplicar o tempo humano em processos tradicionais é desperdiçar o tempo de muita gente talentosa, competente, e por isso cara.
Fazemos diversos estudos na ROIT e apuramos que, em média, profissionais de compras, contabilidade, fiscal e contas a pagar gastam cerca de 65% do seu tempo em tarefas manuais e repetitivas, ainda que sejam consideradas “críticas”, “exceção”, “pouca coisa, rapidinho eu faço” ou “analíticas e não operacionais”. É assustador! As pessoas já estão tão acostumadas com os processos ruins, que não conseguem enxergar que estão gastando mais da metade do seu tempo e da sua carreira para preencher formulários, verificar dados, corrigir erros e responder e-mails sem sentido. Em termos práticos, vemos muitas empresas que contratam um Einstein para apertar parafusos. Eficiente? Claramente não.
Este cenário não é apenas um desperdício do talento humano, é rasgar dinheiro sem dó. Imagine o custo de ter profissionais altamente qualificados, com salários altos, realizando tarefas que, francamente, não exigem sua expertise. Estamos discutindo sobre milhares, senão milhões, em despesas anuais que poderiam ser melhor alocadas, principalmente quando inserirmos os reflexos da ineficiência dos processos: atrasos, multas, juros, negativações, insatisfações internas, problemas com fornecedores, divergências em informações, perda de credibilidade e muito mais. Além disso, o desgaste emocional e a falta de motivação provocadas por essa rotina enfadonha não podem ser ignorados. Afinal, mentes brilhantes gostam de desafios, não de ERPs, formulários e processos complexos.
A hiperautomação e a inteligência artificial resolvem tudo isso? Praticamente! Não reduzem a zero a necessidade dos profissionais talentosos, mas os utilizam cada vez menos, a partir do aprendizado constante e automático da inteligência artificial.
Cito, a título de ilustração, o caso de uma empresa que atendemos, com mais de 80 mil documentos processados no período de três meses com software ERP, milhares de fornecedores e diversas complexidades. No primeiro mês de nossa análise (outubro de 2023), 83% dos documentos exigiam intervenção humana, principalmente em razão do volume de exceções, regras de negócio do passado e inconsistências no ERP. Com a entrada em cena da inteligência artificial, a intervenção humana foi necessária em apenas 19% dos documentos. No terceiro mês (dezembro), esse percentual baixou para 10%. Esse é o poder da hiperautomação com inteligência artificial, absolutamente impossível de ser entregue por qualquer um dos ERPs do mercado.
Com soluções de IA em Invoice-To-Pay, o tempo dedicado a tarefas repetitivas e manuais não é apenas reduzido; é praticamente eliminado. Estamos falando de transformar horas em segundos, de substituir longas jornadas de cliques e preenchimentos complexos por sistemas que pensam e aprendem.
É uma verdadeira mudança em que a tecnologia não substitui o humano, mas o empodera, permitindo que se concentrem no que realmente importa: estratégia, inovação e crescimento. E é aí que entra o “mínimo humano possível”, nosso mantra na ROIT. Ao minimizar o envolvimento humano nas tarefas operacionais, maximizamos o potencial das pessoas em áreas que realmente fazem a diferença. Não se trata apenas de economizar dinheiro, mas de valorizar cada segundo do tempo humano disponível.
É uma equação onde todos ganham: os profissionais ficam mais satisfeitos e produtivos, e a empresa se torna mais eficiente e inovadora. Então, quando falamos em desperdício de tempo de gente cara, estamos realmente apontando para uma oportunidade fantástica de transformação. E aí, você está pronto para valorizar o milésimo de segundo humano?
Convido você a acessar nosso site, conhecer em mais detalhes nossa solução em Invoice-To-Pay, hiperautomação e inteligência artificial, conferir mais indicadores da eficiência proporcionada, e conversar com nosso time de especialistas: https://roit.com.br/produto/
SOBRE A ROIT
Fundada em 2016 como consultoria tributária e contábil, a ROIT se estabeleceu como líder no mercado TAX e TECH em seus 8 anos de atuação. Com foco na transformação digital, a empresa desenvolve soluções tecnológicas inovadoras para simplificar processos complexos. Por meio da hiperautomação e Inteligência Artificial, cria produtos que permitem que as empresas revejam seu passado, enxerguem seu presente e tenham uma nova visão do seu futuro.
Além disso, a ROIT desempenha um papel de destaque na Reforma Tributária, contribuindo ativamente para sua construção e disponibilizando sua tecnologia para o Senado e Governo Federal. Com uma equipe de mais de 170 colaboradores, o crescimento exponencial e os prêmios recebidos, incluindo três Great Place to Work em 2023, destacam a empresa como uma das melhores para se trabalhar no Paraná, no Brasil e na área TECH.
